Hoá đơn điện tử và kê khai thuế: hộ kinh doanh, cửa hàng cần chuẩn bị gì

Quy định về hoá đơn điện tử thay đổi theo thời gian và tốt nhất nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn thuế. Bài này không bàn quy định — bài này bàn phần kỹ thuật tổ chức dữ liệu, vốn là nơi phát sinh gần như toàn bộ rắc rối thực tế mà chúng tôi gặp khi triển khai cho cửa hàng và chuỗi.

Gốc rễ vấn đề: hai hệ thống, hai bộ số

Rất nhiều cửa hàng bán bằng một phần mềm và xuất hoá đơn bằng một cổng khác. Nhân viên bán xong, cuối ngày mở cổng hoá đơn nhập lại. Hệ quả gần như tất yếu:

• Doanh thu trên phần mềm bán hàng khác doanh thu trên hoá đơn đã xuất.
• Hàng trả lại được xử lý ở một bên mà quên bên kia.
• Không ai trả lời được nhanh câu "đơn hàng này đã xuất hoá đơn chưa".
• Cuối kỳ mất vài ngày để dò ra chênh lệch, và thường không dò hết.

Cách xử lý gốc rất đơn giản về nguyên tắc: hoá đơn phải sinh ra từ chính đơn hàng, và mỗi đơn hàng phải ghi rõ trạng thái hoá đơn của nó. Nếu phần mềm bán hàng của bạn không làm được điều này, mọi thứ phía sau chỉ là chắp vá.

Ba trạng thái tối thiểu mỗi đơn hàng phải có

Trạng thái thứ ba là chỗ hay bị làm ẩu nhất. Khi phải điều chỉnh, nhiều hệ thống sửa đè lên hoá đơn cũ — mất dấu vết và không giải trình được khi cần.

Hàng trả lại và huỷ đơn

Trả hàng là nghiệp vụ nhỏ về tần suất nhưng gây lệch số nhiều nhất. Ba việc phải xảy ra đồng thời và không được tách rời: hoàn hàng vào kho, hoàn tiền hoặc ghi giảm công nợ, và xử lý hoá đơn tương ứng.

Nếu ba việc này nằm ở ba màn hình khác nhau do ba người làm vào ba thời điểm khác nhau thì chắc chắn có lúc thiếu một. Phần mềm tốt gom cả ba vào một thao tác duy nhất.

Lưu trữ và tra cứu

Hoá đơn điện tử phải lưu được lâu dài và tra ra được nhanh. Hai câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp phần mềm:

1. 1Tôi tra một hoá đơn của hai năm trước mất bao nhiêu thao tác, và có tra theo tên khách hoặc số điện thoại được không?
2. 2Nếu tôi ngừng dùng phần mềm này, tôi lấy toàn bộ hoá đơn ra dưới dạng gì? Câu trả lời phải là một định dạng chuẩn đọc được, không phải "chúng tôi sẽ hỗ trợ xuất".

Với hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ

Quy mô nhỏ không có nghĩa là được phép làm lỏng. Ngược lại, hộ kinh doanh thường không có kế toán riêng nên phần mềm phải gánh nhiều hơn: tự tổng hợp doanh thu theo kỳ, tự tách theo thuế suất, và xuất được bộ số liệu mà đơn vị tư vấn thuế dùng được ngay.

Đây là lý do nên chọn nền tảng có sẵn phần thuế và hoá đơn bên trong thay vì ghép nhiều công cụ rời — SealSales đi theo hướng này: hoá đơn sinh thẳng từ đơn hàng, và sổ sách lấy từ cùng một cơ sở dữ liệu với bán hàng và kho.