Với doanh nghiệp phân phối và bán sỉ, công nợ phải thu thường là khoản tài sản lớn nhất trên bảng cân đối — và cũng là khoản được quản lý sơ sài nhất. Rất nhiều nơi vẫn dựa vào trí nhớ của nhân viên kinh doanh: ai nợ bao nhiêu, hẹn khi nào trả, đã nhắc chưa.
Cách đó chạy được đến khoảng vài chục khách. Qua ngưỡng đó, mỗi tháng sẽ có vài khoản rơi vào khoảng trống giữa hai người, và tiền nằm lại ở khách hàng.
Bốn thứ hệ thống phải biết
- 1Từng hoá đơn nợ bao nhiêu, hạn ngày nào — không phải chỉ tổng nợ của khách. Tổng nợ không nói được khoản nào đã quá hạn.
- 2Hạn mức tín dụng của từng khách — số tiền tối đa được nợ, và hệ thống phải chặn hoặc cảnh báo khi vượt.
- 3Mỗi khoản thu ứng với hoá đơn nào — nếu tiền về mà không gắn với hoá đơn cụ thể thì tuổi nợ vô nghĩa.
- 4Lịch sử liên hệ đòi nợ — ai nhắc, ngày nào, khách hẹn gì. Đây là phần hay nằm trong đầu người và biến mất khi họ nghỉ việc.
Bảng tuổi nợ: công cụ đơn giản nhất và hiệu quả nhất
Chỉ cần một bảng chia nợ theo số ngày quá hạn là đủ để nhìn ra sức khoẻ dòng tiền:
| Nhóm tuổi nợ | Ý nghĩa | Hành động |
|---|---|---|
| Trong hạn | Bình thường | Không làm gì |
| Quá hạn 1–30 ngày | Chậm, thường do quy trình bên khách | Nhắc tự động qua Zalo/email |
| Quá hạn 31–60 ngày | Cần người gọi | Kinh doanh phụ trách gọi, ghi lại cam kết |
| Quá hạn 61–90 ngày | Rủi ro rõ | Dừng giao hàng mới, cấp quản lý can thiệp |
| Trên 90 ngày | Khả năng mất một phần | Đối chiếu công nợ bằng văn bản, tính phương án thu hồi |
Điểm mấu chốt là cột hành động phải tự động kích hoạt, không phụ thuộc ai nhớ. Hệ thống đến ngày thì gửi nhắc, đến ngưỡng thì chặn đơn mới và báo cho quản lý.
Chặn đơn khi vượt hạn mức: nên cứng hay mềm
Đây là điểm hay gây tranh cãi nội bộ. Kinh doanh muốn linh hoạt để không mất đơn; kế toán muốn chặn cứng để không mất tiền. Cách dung hoà thường dùng:
- Vượt hạn mức → đơn vẫn tạo được nhưng ở trạng thái chờ duyệt, không xuất kho.
- Người duyệt là cấp quản lý, và mỗi lần duyệt vượt hạn mức đều được ghi lại kèm lý do.
- Cuối tháng có báo cáo "các đơn đã duyệt vượt hạn mức" — nếu danh sách này dài, vấn đề nằm ở chính sách hạn mức chứ không phải ở kỷ luật.
Đối chiếu công nợ định kỳ
Mỗi quý nên gửi cho khách một bản đối chiếu: danh sách hoá đơn, đã thanh toán bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, và đề nghị xác nhận. Việc này nghe hình thức nhưng có hai tác dụng thật: phát hiện sớm những khoản hai bên hiểu khác nhau, và tạo bằng chứng nếu sau này phải xử lý pháp lý.
Ba chỉ số theo dõi hằng tháng
- Số ngày thu tiền bình quân — trung bình bao lâu từ lúc xuất hoá đơn đến lúc tiền về. Con số này tăng đều là dấu hiệu cảnh báo sớm nhất.
- Tỷ lệ nợ quá hạn trên tổng phải thu — sức khoẻ tổng thể của danh mục khách hàng.
- Nợ tập trung vào bao nhiêu khách — nếu 60% công nợ nằm ở ba khách hàng thì đó là rủi ro tập trung, cần chính sách riêng.
Cả ba đều lấy được tự động nếu mỗi khoản thu được gắn đúng hoá đơn. Đó là lý do bước "gắn thu vào hoá đơn" ở đầu bài không phải chi tiết kế toán vụn vặt — nó là nền cho mọi thứ phía sau.
Cần bàn cụ thể?
SealCore khảo sát tại doanh nghiệp bạn và báo giá trọn gói sau buổi đầu tiên — kể cả khi kết luận là bạn chưa cần viết phần mềm riêng.
