Bán sỉ và phân phối: bảng giá nhiều cấp, chiết khấu và tuyến giao hàng

Nhà phân phối hay bắt đầu bằng một phần mềm bán lẻ vì nó rẻ và có sẵn. Nó chạy được vài tháng, rồi vỡ ở đúng ba chỗ: giá, chiết khấu và giao hàng. Ba chỗ này không phải tính năng phụ — chúng là bản chất của nghề bán sỉ.

Chỗ 1: Một mặt hàng, nhiều giá

Bán lẻ có một giá niêm yết. Bán sỉ thì giá phụ thuộc vào ai mua và mua bao nhiêu: đại lý cấp 1, cấp 2, khách lẻ mua sỉ, khách hợp đồng năm — mỗi nhóm một bảng giá, và trong mỗi bảng còn có bậc theo số lượng.

Cách tổ chức chịu được thay đổi:

• Mỗi khách hàng thuộc đúng một nhóm giá; nhóm giá là thuộc tính của khách, không phải thứ nhân viên chọn tay lúc bán.
• Bảng giá có hiệu lực theo thời gian — biết được ngày 1/6 giá là bao nhiêu, để đối chiếu đơn cũ khi khách thắc mắc.
• Bậc số lượng khai theo khoảng, và hệ thống tự chọn bậc — không để nhân viên tự nhớ.
• Giá đặc biệt cho một khách cụ thể phải là ngoại lệ có ghi lý do và có hạn, không phải một ô trống ai điền cũng được.

Chỗ 2: Chiết khấu chồng lên nhau

Chiết khấu theo bảng giá, cộng chiết khấu chương trình tháng, cộng chiết khấu thanh toán sớm, cộng thưởng doanh số quý. Câu hỏi luôn là: chúng cộng dồn hay nhân liên tiếp, và tính trên giá nào?

Đây là chỗ phần mềm đóng gói hay bó tay, và cũng là chỗ đáng viết riêng nhất. Nguyên tắc khi thiết kế: mỗi loại chiết khấu là một dòng riêng hiển thị trên chứng từ, không gộp thành một con số duy nhất. Khách nhìn hoá đơn phải hiểu được vì sao ra số tiền đó, nếu không thì mỗi đơn là một cuộc gọi.

Chỗ 3: Tuyến giao hàng

Bán lẻ giao xong là xong. Phân phối thì một xe chạy một tuyến, ghé 15 điểm, có điểm nhận đủ, có điểm nhận thiếu, có điểm trả lại hàng, và tài xế thu tiền mặt ở vài điểm.

Những gì hệ thống cần hỗ trợ:

1. 1Gom đơn thành chuyến giao theo tuyến và theo ngày.
2. 2Tài xế xác nhận từng điểm trên điện thoại, chụp ảnh biên nhận hoặc lấy chữ ký.
3. 3Ghi nhận giao thiếu, giao trả ngay tại điểm, không đợi về kho mới điều chỉnh.
4. 4Đối soát tiền mặt tài xế thu về cuối ngày, khớp với các đơn đã giao.

Bước 3 là bước tạo khác biệt lớn nhất. Nếu hàng trả về chỉ được ghi khi xe về kho lúc 6 giờ chiều thì suốt cả ngày tồn kho và công nợ đều sai — và bộ phận bán hàng ra quyết định dựa trên số sai đó.

Nối với công nợ

Ba chỗ trên chỉ có nghĩa khi nối được với hạn mức công nợ: đơn của một đại lý đang quá hạn 45 ngày thì không nên được lên chuyến giao mà không có ai duyệt. Cách thiết lập hạn mức và bảng tuổi nợ nằm ở bài Công nợ phải thu.

Một hệ thống thật cho mô hình này — báo giá, đơn hàng, giao hàng, hoá đơn, công nợ chạy liền mạch — được mô tả trong câu chuyện triển khai ERP cho nhà phân phối.